Audit trail to podstawowa zasada badań klinicznych. Zasada, która jest podwaliną wiarygodności danych.
Audit trail to zarówno sam proces, jak i dokumenty potwierdzające, że dane, które są celem badania klinicznego, są wiarygodne (ang. credible data).
“Audit trail”- a co to znaczy po polsku?
Skoro można znaleźć kilka różnych zanczeń (wg. Linguee.pl): sprawdzalna ścieżka, ślad audytowy, ślad rewizyjny, ścieżka audytu, to oznacza, że nie istnieje jedno dobre tłumaczenie. Mnie najbardziej odpowiada – śledzenie zmian.
Śledzenie zmian oddaje chyba najlepiej istotę pojęcia. Pojęcia zdefiniowanego w ICH GCP (E6) 1.9 jako „Dokumentacja lub dokumentowanie pozwalające na odtworzenie przebiegu zdarzeń”.
Odtworzenie przebiegu zdarzeń ma na celu odpowiedź na następujące pytania:
- Kto to wykonał?
- W jaki sposób?
- Jaki był powód? Co zainicjowało zdarzenie?
- Kiedy się to zdarzyło? I to nie tylko chodzi tylko, o dokładny zapis czasu, ale też o odpowiedź na pytanie, jaka była sekwencja zdarzeń? Co po czym nastąpiło?
- Jaki był rezultat, wynik podjętych działań?
- Jak zostało to zapisane?
Czy śledzenie zmian (audit trail) jest ważne?
Audit trail to ucieleśnienie zasady mówiącej, że to, co nie jest w badaniach klinicznych zapisane, nie istnieje.
Dlaczego w badaniach musimy wszystko tak dokładnie dokumentować?
Badania dostarczają danych potrzebnych do dopuszczenia produktu leczniczego (leku) na rynek. Jeśli nie mamy danych o działaniu, profilu bezpieczeństwa i przebiegu badania – nie uzyskamy dopuszczenia do obrotu? Nie dość tego, samo istnienie i dostarczenie danych nie wystarczy. Ustawodawcy określający zasady dopuszczania leku na rynki, nie tylko oczekują dostarczenia danych, ale też oczekują, że na każdym etapie te dane będzie można sprawdzić. Sprawdza się czy dane zostały uzyskane od prawdziwych uczestników, a nie zostały wymyślone i czy są wiarygodne. Weryfikuje się również, czy prawa uczestników były przestrzegane. Uzyskanie takiego potwierdzenia wymaga zachowania właśnie zasady śledzenia zmian.
Komu potrzebne jest to śledzenie. Śledzenie zmian wykorzystują audytorzy i inspektorzy badań klinicznych do zweryfikowania zgodności przebiegu badania z wymaganiami (wymagania omówine we artykule na temat jakości)
Zasada zachowania śladu zmian dotyczy nie tylko dokumentacji medycznej, która w badaniu klinicznym powinna być wypełniana dokładniej, niż to ma miejsce w zwykłym procesie leczenia. Ta zasada dotyczy też dokumentacji gromadzonej w Głównej Dokumentacji Badania (ang. Trial Master File – TMF) i kluczowych dla badania wydarzeń. Zasadą jest, że wszystkie kluczowe decyzje i wydarzenia dotyczące badania powinny zostać udokumentowane. Niestety personel sponsora lub CRO niekiedy zapomina o tej zasadzie, co bywa problemem w trakcie Inspekcji GCP. Inspektorzy dociekają kto i na jakiej podstawie podjął jakąś istotną dla badania decyzję, taką jak na przykład zainicjowanie procesu aktualizacji (ang. amendment) protokołu. I nawet gdy, można się domyślać, czyim obowiązkiem było podjęcie tej decyzji, lub kto ją podjął, jeśli nie została ona udokumentowana i zachowana w TMF, może być powodem obserwacji inspekcyjnej.
W pracy operacyjnej w badaniu klinicznym śledzenie zmian może być stosowane do kontroli jakości (ang. quality control – QC), tj do sprawdzenia prawidłowości procesów i danych. To narzędzie, które niekiedy ułatwia pracę nowym osobom przejmującym nadzór nad badaniem w czasie jego trwania. Po „śladach” można zorientować się co wydarzyło się w badaniu.
Przestrzeganie tej zasady jest szczególnie istotne, gdy zachodzi konieczność modyfikacji lub uzupełnienia danych. Wtedy niezbędnym jest takie opisanie postępowania, aby ten opis odpowiadał na wyżej postawione pytania. W pracy monitora pytania które są na początku artykułu, mogą być przydatne przy pisaniu notatki do dokumentacji (ang. Note to File – NtF).
Pamiętać należy, że systemy elektroniczne stosowane w badaniach (np. eCRF, eTMF) mają wbudowane mechanizmy śledzenia zmian. Dzięki nim można sprawdzić kto i kiedy wykonał zadanie.
Zasadę śledzenia zmian należy pamiętać i stosować na każdym etapie badania. Każdy, kto wykonuje jakiekolwiek działania musi pamiętać, że nie tylko liczy się jego wiedza na temat badania i jego zdolność do odtworzenia wydarzeń, ale takie postępowanie które pozwoli twierdząco odpowiedzieć na pytania:
Czy na podstawie dokumentacji jaką stworzyłem/-am można odtworzyć wszystkie potrzebne informacje na temat tego co się wydarzyło w badaniu klinicznym?
Czy to co zrobiłam(-em) ma odpowiedni audit trail?
3 komentarze
Zuza · 18 listopada, 2015 o 10:43 pm
Dzień dobry Panie Tomaszu. Na wstępie chciałam zaznaczyć, że jestem pod wrażeniem Pańskiego bloga – jakości wpisów i chęci dzielenia się własnymi doświadczeniami. Blog jest skierowany do wąskiej, ale wyspecjalizowanej grupy odbiorców, co na pewno go wyróżnia spośród innych blogów. Będę czekać na kolejne wpisy. Chciałam się zapytać, jak z punktu widzenia Inspektora, powinien wyglądać Audit trial u sponsora? Czy chodzi przede wszystkim o drukowanie i przechowywanie korespondencji? Jak to wygląda w praktyce?
Tomasz Kosieradzki · 19 listopada, 2015 o 7:36 am
Bardzo dziękuję, za miły komentarz. Cieszę się, że komuś moje opinie mogą się przydać.
Wracając do Pani pytania.
Audit trail trzeba traktować jako pewną zasadę, a nie techniczne narzędzie. Dlatego sugerowałbym, żeby „Documentation” z def. ICH GCP 1.9 (dokumentacja pozwalająca na odtworzenia przebiegu zdarzeń ICH GCP 1.9) interpretować jako fakt lub/i proces dokumentowania (ang. definicja za dictionar.com „the use of documentary evidence.”), a nie tylo jako jakiś fizycznie określony rodzaj dokumentu, czyli tylko techniczne narzędzie zastosowane do udokumentowania faktu lub zdarzenia.
Dlatego, żeby spełnić ten wymóg należy po prostu tak udokumentować przebieg zdarzeń, aby można go było potem odtworzyć. Odtworzyć :kiedy, kto lub kogo dotyczy, co zaszło (fakt, zdarzenie), gdzie, w jaki sposób, kiedy i kto to udokumentował.
Kolejnym zagadnieniem jest – jakich narzędzi do tego użyjemy. I tu już dochodzimy do Pani przykładu np. drukowanie korespondencji.
Sponsor powinien w ramach swojego systemu zapewniania jakości (ang. Quality Management System) określić co i w jaki sposób ma być dokumentowane. Takie instrukcje są zawarte w różnych dokumentach referencyjnych w tym np. referencjach badania (protokół, monitoring plan, plan projektu etc.). Najczęściej spotyka się dokumentację papierową, ale oprócz samego jej istnienia ważne jest CO ONA ZAWIERA , czyli czy odpowiada na powyżej zadane pytania.
Audit trail to również wszelkie elektroniczne zapisywanie informacji o zmianach w systemach informatycznych, rzadko dostępne z poziomu zwykłego użytkownika.
Wydruk korespondencji jest jedną z metod „audit trail”, ale dopuszczalne jest gromadzenie korespondencji również w postaci cyfrowej, o ile system informatyczny jest przez sponsora do tego wybrany i odpowiednio dostosowany. ( wymagania systemów informatycznych w badaniach – trzeba omówić oddzielnie).
Pozdrawiam
Tomasz Kosieradzki
Zuza · 25 listopada, 2015 o 9:58 pm
Bardzo dziękuję za taką rzetelną odpowiedź!
Nasunęły mi się jeszcze dwa pytania:
Prowadzę coś takiego, jak monitoring projektu – tabelę, gdzie zapisuje kiedy, kto, co powiedział, co przekazał i w jaki sposób (mail, rozmowa, telefon). Czy razem z wydrukiem maili taka forma „documentation” może być wystarczająca?
Czy powinny powstać w firmie osobne procedury/instrukcje opisujące, w jaki sposób dokumentuje się przebieg zdarzeń?
A o wymaganiach systemów informatycznych chętnie poczytam!